Każdy lider w świecie IT zna i boi się długu technologicznego. To widmo przestarzałego kodu, nieudanych migracji i prowizorycznych rozwiązań, które spowalniają rozwój i pożerają budżet. To wróg, którego dział IT widzi i z którym walczy na co dzień.
Jest jednak drugi, znacznie bardziej podstępny wróg w Twojej organizacji. Działa w ciszy, nie widać go w kodzie, a jego odsetki rosną z każdym dniem.
To dług procesowy.
To nie jest problem technologii. To problem logiki działania Twojej firmy. I to właśnie on jest cichym sabotażystą, który sprawia, że inwestycje w cyfryzację nie przynoszą zwrotu.
Nie wierzysz? Twarde dane, potwierdzone m.in. w raporcie PwC „13 faktów o transformacji cyfrowej”, mówią, że aż 73% przedsiębiorstw nie osiągnęło trwałych zwrotów z inwestycji cyfrowych. Dlaczego? Bo próbowały „dopalić technologią” chaos. A jak zobaczymy, chaos + narzędzie IT = droższy, szybszy chaos.
W pigułce: z tego artykułu dowiesz się
- Czym jest dług procesowy i jak działa jego bolesna metafora biznesowej „chwilówki”.
- Jak rozpoznać 5 czerwonych flag, które alarmują, że Twoja firma tonie w długu procesowym.
- Na czym polega najdroższy błąd transformacji cyfrowej, czyli „automatyzacja chaosu”.
- Jak, krok po kroku, zacząć spłacać ten dług, używając połączonej siły analizy i modelowania procesów biznesowych.
Czym jest dług procesowy? Metafora biznesowej „chwilówki”
Wyobraź sobie, że Twoje procesy to codzienne wydatki firmy. Dług procesowy to jak zaciąganie wysoko oprocentowanej chwilówki na bieżące działanie.
- Rata, którą płacisz: to każda prowizorka, każde nieefektywne ręczne obejście i każdy nieudokumentowany proces.
- Odsetki, które Cię zabijają: to stracony czas Twoich ludzi, ich rosnąca frustracja i koszt popełnianych błędów.
Najgorsze jest to, że firmy, zamiast spłacić tę toksyczną pożyczkę (czyli uporządkować proces), wpadają na pomysł, by… wziąć nowy, jeszcze większy kredyt (na nowe narzędzie IT), by spłacić stary dług.
Efekt? Wpadasz w spiralę długu, która prowadzi prosto do najdroższego błędu w transformacji cyfrowej.
Najdroższy błąd: automatyzacja chaosu, czyli „kredyt we frankach”
W prezentacjach dla klientów nazywam to wprost: to jest jak kredyt we frankach szwajcarskich. Na początku wyglądało jak świetna okazja, a kończy się katastrofą.
A wygląda to tak:
To jest właśnie automatyzacja chaosu. Bierzemy chaotyczny, nieuporządkowany obecny proces (AS-IS) i przyspieszamy go, kupując drogi system IT. Efekt? Nie naprawiliśmy logiki, więc teraz chaos dzieje się po prostu szybciej i kosztuje nas więcej.
Jak rozpoznać, że toniesz w długu? 5 czerwonych flag
Jak zdiagnozować ten dług u siebie? Wystarczy, że posłuchasz, co mówią Twoi ludzie. Oto 5 czerwonych flag, które powinny zapalić Ci lampkę alarmową:
1. „Tylko Ania wie, jak to zrobić”
- Problem: najważniejsza wiedza o procesie żyje tylko w głowach kilku osób.
- Ukryty koszt: paraliż operacyjny, gdy Ania idzie na urlop, chorobowe lub odchodzi z firmy. Brak możliwości skalowania i wdrażania nowych osób.
2. „Dogadajmy to na mailu”
- Problem: nieformalne kanały decyzyjne. Akceptacje, ustalenia i zmiany w procesie dzieją się w prywatnych rozmowach i na skrzynkach mailowych.
- Ukryty koszt: totalny chaos w odpowiedzialności i brak jakiegokolwiek śladu audytowego.
3. „To jest nasze ręczne obejście”
- Problem: podwójna praca i marnotrawstwo (nazywane w Lean muda). Pracownicy muszą ręcznie kopiować dane z SAP-a do Excela, przeliczać je i wklejać wynik z powrotem.
- Ukryty koszt: gigantyczne koszty czasowe i ogromne ryzyko błędu ludzkiego, które może prowadzić do poważnych strat finansowych.
4. „Ping-pong odpowiedzialności”
- Problem: proces i czynności nie mają właściciela. Zadanie krąży między działami (np. prawnym a IT), a każdy odsyła je dalej, bo „to nie ich krok”. Powstają silosy organizacyjne.
- Ukryty koszt: ogromne opóźnienia w realizacji i rosnąca frustracja klientów (wewnętrznych i zewnętrznych), którzy czekają na wynik.
5. „Kupmy nowy system, to się naprawi”
- Problem: fiksacja narzędziowa. Wiara w to, że technologia (np. nowa aplikacja AI) magicznie rozwiąże problemy, które wynikają ze złej logiki biznesowej.
- Ukryty koszt: nietrafione decyzje zakupowe i nieuchronna automatyzacja chaosu.
Dlaczego dług procesowy jest groźniejszy niż technologiczny?
Różnica jest fundamentalna:
- Dług technologiczny spowalnia Twój zespół IT.
- Dług procesowy spowalnia każdego pracownika w Twojej firmie, każdego dnia.
Dług procesowy jest droższy, bo jego odsetki płacisz czasem pracy wszystkich ludzi zaangażowanych w nieefektywne działania, a nie tylko deweloperów. Narzędzie IT jest tylko akceleratorem – przyspieszy dobry proces, ale zły proces zamieni w zautomatyzowany chaos.
Jak spłacić dług procesowy? Plan w 4 krokach
Spłata długu procesowego to projekt. Nie da się tego zrobić jednym „magicznym” zakupem IT. Potrzebujesz strategicznego planu, który zawsze sprowadza się do zasady:
Najpierw OPTYMALIZACJA, potem AUTOMATYZACJA.
Oto plan spłaty długu, który wdrażam u moich klientów:
Krok 1. Opisz obecny proces (AS-IS)
Nie da się leczyć choroby bez diagnozy. Zanim zaczniesz cokolwiek naprawiać, musisz obiektywnie zobaczyć, jak jest dzisiaj. Używamy BPMN (Business Process Model and Notation), by stworzyć model obecnego procesu. To jak zrobienie rentgena firmy – obiektywnie pokazuje wszystkie „obejścia”, „ping-pongi” i nieformalne kanały komunikacji.
Krok 2. Przeanalizuj proces (AS-IS)
Mając opisany proces, zaczynamy analizę. Zbieramy feedback od ludzi i identyfikujemy źródła długu. Pytamy: Gdzie tracimy czas? Gdzie są błędy? Które kroki są zbędne?
Krok 3. Opisz docelowy proces (TO-BE)
Na bazie analizy projektujemy nowy, lepszy proces (TO-BE). Nadal używamy BPMN, by pokazać, jak powinno to działać. Na tym etapie eliminujemy marnotrawstwo: likwidujemy zbędne kroki, upraszczamy ścieżki decyzyjne i standaryzujemy sposób pracy. Projektujemy czystą, wydajną logikę biznesową. To jest etap głębokiej OPTYMALIZACJI.
Krok 4. Zautomatyzuj proces (TO-BE)
Dopiero teraz! Gdy mamy w ręku projekt zdrowego, zoptymalizowanego procesu TO-BE, możemy zacząć dobierać narzędzia IT. To jest etap AUTOMATYZACJI. Jeśli budujemy nowy system, mapa TO-BE staje się idealną bazą i specyfikacją dla zespołu IT, dając mu precyzyjną logikę do wdrożenia.
Pytanie do refleksji:
Czy Twoja firma jest gotowa zainwestować w uporządkowanie procesów, zanim zainwestuje w ich przyspieszenie technologią?
Najważniejsze wnioski do zapamiętania:
- Dług procesowy jest droższy niż technologiczny, bo dotyczy każdej minuty pracy Twojego zespołu, a nie tylko kodu.
- Automatyzacja bez optymalizacji to automatyzacja chaosu. Narzędzie IT tylko przyspieszy zły proces.
- Diagnostyka długu zaczyna się od procesu AS-IS. Mapa procesu jest jak rentgen – obiektywnie pokazuje marnotrawstwo.
- Prawdziwe ROI = najpierw PROCES, potem NARZĘDZIE. Zmiana logiki biznesowej jest tańsza i daje większą wartość niż obudowanie złej logiki drogim systemem.
Podsumowanie
Nie daj się zwieść. Największym wrogiem rentowności Twoich projektów IT nie jest tylko przestarzała technologia, ale właśnie cichy i podstępny dług procesowy.
Zanim następnym razem zapytasz swój zespół IT o kolejną aplikację lub system, zadaj inne, ważniejsze pytanie: „Czy na pewno spłaciliśmy nasz dług procesowy i czy nasza mapa procesów jest gotowa do automatyzacji?”.
Chcesz, aby Twój zespół nauczył się, jak skutecznie diagnozować i spłacać dług procesowy?
Zapraszam na warsztaty z analizy i modelowania procesów w BPMN. Nauczę Twoją firmę, jak projektować optymalne procesy, które są solidnym fundamentem pod skuteczną transformację cyfrową.
