Wyobraź sobie spotkanie projektowe. Cel: ustalić, jak ma działać nowy proces akceptacji faktury. Przez godzinę wszyscy „rysują” ten proces słowami. Padają zwroty „prosta ścieżka”, „standardowa akceptacja”, „szybkie sprawdzenie”. Wszyscy kiwają głowami ze zrozumieniem. Problem? Każdy z nich ma w głowie zupełnie inny obraz tego, co proste i standardowe oznacza.
Wracają do biurek i… zaczynają się problemy.
Okazuje się, że „prosty proces” dla Księgowości oznaczał 3 różne ścieżki (np. dla faktur kosztowych, towarowych i za usługi), a dla IT – 1 wspólny formularz. „Szybka akceptacja” dla Biznesu oznaczała 2 dni robocze, a dla IT – 200 milisekund czasu odpowiedzi serwera. Po tygodniu macie chaos, dziesiątki maili z prośbą o doprecyzowanie i poczucie, że chociaż mówicie tym samym językiem (po polsku), kompletnie się nie rozumiecie.
Brzmi znajomo? Ten komunikacyjny chaos to największy wróg projektów IT. Na szczęście istnieje na niego proste lekarstwo: BPMN (Business Process Model and Notation) – uniwersalny, graficzny język do opisywania procesów biznesowych, który działa jak wspólna mapa dla biznesu i IT.
Zastanawiasz się, co to dokładnie jest BPMN i jak może Ci pomóc? Czytaj dalej.
W pigułce: co musisz wiedzieć o BPMN na start
- Czym jest BPMN: i dlaczego to najlepsza „partytura” dla Twojej firmy.
- 3 mity o BPMN: które blokują Cię przed jego używaniem (i dlaczego są nieprawdziwe).
- Kluczowe symbole: 6 elementów wystarczy, by narysować 90% procesów.
- 2 mosty BPMN: jak łączy ludzi i technologię.
- Pierwszy model w 5 krokach: jak zacząć bez bólu głowy.
Zacznijmy od początku: czym BPMN nie jest?
Zanim powiem Ci, czym jest BPMN, musimy posprzątać kilka szkodliwych mitów. To właśnie one sprawiają, że ludzie biznesu boją się tej notacji, co jest olbrzymim błędem. To narzędzie stworzone przede wszystkim dla nich.
Mit #1: „BPMN to rodzaj programowania”
Absolutnie nie. To najczęstsze i najbardziej szkodliwe nieporozumienie. Modelowanie w BPMN nie ma nic wspólnego z pisaniem kodu. To jest opowiadanie historii za pomocą prostych symboli. Jak mapa. Celem nie jest stworzenie działającej aplikacji, ale opowiedzenie historii o tym, jak działa proces.
Mit #2: „BPMN to narzędzie tylko dla ludzi z IT”
Wręcz przeciwnie! To tak, jakby powiedzieć, że plan architektoniczny jest tylko dla ekipy budowlanej, a nie dla osoby, która ma w tym domu zamieszkać. To właśnie biznes (menedżerowie, właściciele procesów, analitycy biznesowi) jest głównym twórcą i beneficjentem modeli BPMN. To Wy wiecie, jak działa firma. IT ma tylko (i aż!) dostarczyć narzędzia, które ten proces wesprą.
Mit #3: „BPMN jest skomplikowany i trudny do nauki”
Standard BPMN ma ponad 500 stron i setki symboli. Brzmi przerażająco, prawda? A teraz dobra wiadomość: żeby zamodelować 90% procesów biznesowych, wystarczy Ci znajomość zaledwie kilku podstawowych symboli. To jak z językiem – nie musisz znać wszystkich słów ze słownika, żeby płynnie zamówić espresso w włoskiej kawiarni.
Kluczowe symbole BPMN na start
Mówiłem, że wystarczy kilka symboli? Oto 6 najważniejszych elementów, które pozwolą Ci zacząć czytać i rysować 90% procesów biznesowych:
- Zdarzenie (kółko): coś ważnego się wydarzyło (np. początek procesu „Otrzymano fakturę”, koniec procesu „Faktura zapłacona”).
- Zadanie/Krok w procesie (prostokąt): ktoś coś robi (np. „Sprawdź poprawność faktury”).
- Bramka (romb): proces się rozgałęzia – pojawia się pytanie (np. „Czy faktura > 1000 zł?”). Najczęściej używana to bramka wykluczająca.
- Przepływ (strzałka): pokazuje kolejność wykonywania zadań.
- Basen i Tor (duży prostokąt): kto jest odpowiedzialny za wykonanie fragmentu procesu (np. Basen „Dział Księgowości”, Tor „Kierownik”).
- Obiekt danych (kartka z zagiętym rogiem): reprezentuje dokument lub dane używane w procesie (np. „Faktura VAT”, „Plik.xls”).
Zrozumienie tych 6 elementów to Twój fundament!
Czym w takim razie jest BPMN? Poznaj metaforę partytury
Jeśli każdy w projekcie będzie improwizował, zamiast symfonii usłyszymy tylko hałas. I tu właśnie wkracza BPMN, który działa jak partytura dla biznesu (czyli kompletny zapis nutowy dla całej orkiestry).
Formalnie, BPMN (Business Process Model and Notation) to ustandaryzowana notacja graficzna utrzymywana przez organizację Object Management Group (OMG). Jej celem jest ujednolicenie sposobu, w jaki opisujemy, modelujemy i analizujemy procesy biznesowe. Aktualna wersja standardu to BPMN 2.0.2.
Wracając do naszej metafory: w orkiestrze masz różne sekcje instrumentów – smyczki, instrumenty dęte, perkusję. W projekcie masz różne działy i role – biznes, analityków, deweloperów, testerów. Partytura jest uniwersalnym językiem, który sprawia, że każdy z nich wie dokładnie, co, kiedy i jak ma zagrać, aby całość stworzyła spójną i harmoniczną melodię.
Model procesu w BPMN jest właśnie taką partyturą. To jedno, wspólne źródło prawdy, które sprawia, że biznes i IT mogą wreszcie zagrać w idealnej harmonii.
Z perspektywy Praktyka:
Pamiętam dwa skrajne projekty.
W pierwszym klient (inżynier-perfekcjonista) spędził 3 miesiące, tworząc idealny model procesu na 5 stronach A4, używając każdego możliwego symbolu. Efekt? Nikt w biznesie tego nie rozumiał i model wylądował w szufladzie.
W drugim projekcie, podczas warsztatów, prezes wstał i na serwetce narysował 5 prostokątów i 3 strzałki, mówiąc: „Ma być tak, tak i tak. Koniec”.
Oba te podejścia są skrajne i prowadzą do problemów. Pierwsze to paraliż przez analizę – model jest tak skomplikowany, że bezużyteczny. Drugie to ignorancja – model jest tak prosty, że ignoruje wszystkie krytyczne wyjątki i prowadzi prosto do chaosu wdrożeniowego.
Sztuką #AnalizaPoLudzku jest znalezienie złotego środka: narysowanie modelu, który jest wystarczająco prosty, by biznes go rozumiał, i wystarczająco szczegółowy, by IT mogło go wdrożyć. To jest Twój cel.
Dwa mosty, które buduje BPMN: komunikacja i wdrożenie
Głównym celem BPMN jest budowanie mostów. I to nie jednego, ale dwóch.
Most #1: Most komunikacyjny (między ludźmi)
To najbardziej oczywisty cel. Model BPMN zastępuje niekończące się spotkania, setki maili i dziesiątki stron dokumentacji jednym, wspólnym i jednoznacznym obrazem. To most, który łączy różne działy i role – biznes, analizę i IT – dając im wspólny język do rozmowy o procesie. Eliminuje pole do interpretacji i sprawia, że wszyscy patrzą na to samo i rozumieją to tak samo.
Most #2: Most wdrożeniowy (między projektem a technologią)
I tu kryje się prawdziwa, często niedoceniana moc BPMN. Dobrze przygotowany model procesu to nie jest tylko „rysunek dla ludzi”. Dla dostawcy oprogramowania lub działu IT staje się on jasną mapą, która pokazuje, jak proces ma działać – niezależnie, czy planujecie wdrożenie MS Dynamics, czy konfigurację SAP-a.
To jest właśnie pierwszy krok z 3 w skutecznym wdrożeniu IT.
To precyzyjny plan, który staje się fundamentem do kroku 2, czyli zebrania wymagań (np. w standardzie IREB), a następnie kroku 3, czyli projektowania systemów (np. w UML).
Zaczynając od BPMN, znacząco ułatwiasz i przyspieszasz wszystkie prace wdrożeniowe.
Checklista: Twój pierwszy model „po ludzku” (Cel: zrozumienie, nie perfekcja)
OK, teoria za nami. Jak zacząć walkę z chaosem? Pamiętaj, na tym etapie celem nie jest stworzenie idealnego modelu, ale rozpoczęcie rozmowy na podstawie wspólnego obrazu.
- [ ] Wybierz jeden proces: nie cały dział! Jeden, konkretny proces, który Cię boli (np. „Akceptacja faktury”).
- [ ] Określ początek i koniec procesu: Co rozpoczyna ten proces (np. „Otrzymano fakturę”)? Co go kończy (np. „Faktura zapłacona”)? Narysuj dwa kółka (zdarzenie początkowe i końcowe).
- [ ] Wypisz główne kroki: Jakie 3-5 najważniejszych czynności dzieje się po drodze? Wypisz je jako prostokąty (Zadania).
- [ ] Połącz strzałkami: pokaż przepływ procesu. Tylko tyle.
- [ ] Pokaż i opowiedz: weź jedną osobę z biznesu i jedną z IT. Opowiedz im historię, idąc po swoim diagramie. Jeśli kiwają głową ze zrozumieniem – gratulacje! Właśnie zbudowałeś swój pierwszy „most”.
Pro Tip od Praktyka: Jakie narzędzie wybrać na start?
Nie potrzebujesz drogiego oprogramowania, by zacząć. Zgodnie z filozofią #AnalizaPoLudzku, zacznij od narzędzi darmowych i dostępnych online. Otwórz Camunda Modeler, Adonis Community Edition lub po prostu wejdź na stronę bpmn.io i zacznij rysować. Narzędzie to tylko narzędzie – liczy się proces myślowy i rozmowa, którą model wywoła!
Podsumowanie
Nie bój się BPMN. To nie jest skomplikowane narzędzie dla inżynierów. To Twój sprzymierzeniec w walce z chaosem komunikacyjnym. To prosta, wizualna metoda na to, by w Twoich projektach w końcu zapanowała harmonia.
W następnych wpisach będę pokazywał kolejne elementy i zastosowania BPMN w praktyce.
Chcesz zacząć swobodnie czytać i tworzyć procesy w swojej firmie?
